承办方怎么做好公益项目评估?前期准备11项_社会工作理论

 社会工作文章摘要:承办方怎么做好公益项目评估?前期准备11项_社会工作理论 承办方怎么做好公益项目评估?前期准备11项 我打算梳理下这几年的经验,从前期准备、评估过程、后期工作三个方面将我的负责多场公益项目评估的经验分享给你,其中前期准备篇分为对评估方、对评估专家、对项目方3部分共11点。 因为本人曾经作为承办方负责过多

承办方怎么做好公益项目评估?前期准备11项

我打算梳理下这几年的经验,从前期准备、评估过程、后期工作三个方面将我的负责多场公益项目评估的经验分享给你,其中前期准备篇分为对评估方、对评估专家、对项目方3部分共11点。

因为本人曾经作为承办方负责过多场公益项目评估,其中包括民政部门的各级公益创投项目评估、群团部门主办的公益项目评估、公益创客类项目评估等,一些刚刚参与公益项目评估的伙伴常问到相关问题。

为此,我打算梳理下这几年的经验,从前期准备、评估过程、后期工作三个方面将我的部分经验分享给你,希望对你有用。

01对于评估方

1.确定相关信息

确定评估方案,方案中包括的重要信息有评估时间、评估地点、评估形式、评估时间安排、评估内容等。其中比较重要的是评估方式,因为不同的评估方式会形成不一样的评估现场,对评估的其他方面影响较大。

比如两个项目同时开展评估,采用专家评估和档案财务核查分开的方式,涉及到的人力共有13人(项目评估专家4人,财务评估专家2人,档案核查员2人,记录拍照人员4人,调控/签到人员1人),场地共需5处(项目评估室2处,财务档案核查室2处,等候签到区1处),可能需要用时1天。

如果是合并在一起的评估方式,涉及到的人力会是11人(项目评估专家4人,财务评估专家2人,档案核查员2人,记录拍照人员2人,调控/签到人员1人),场地需要3处,可能需要用时2天。

2.物资准备:

评估需要的物资我将其分为软物资和硬物资,软物资即评估需要打印的文件,硬物资就是日常评估需要的DV、投影等。

准备物资的方法很简单,你可以想象当天评估现场每一处都立着什么、放着什么,比如评估室桌面上需要有电脑和投影仪,方便PPT展示,需要专家资料供参考,专家需要电脑,角落需要立着DV,柜子上需要放茶歇,财务专家需要白纸和计算器等。

再有就是想来参加评估的不同人群要做什么,做这些事时需要什么,比如项目方可能需要等待,那就需要茶歇,想到什么就写下来,如果这些场景你都想到了,物资准备得也差不多了。

3.专业文件准备:

专业文件指的是给专家的文件,包括项目申请书、项目预算表、项目报告、打分表等。其中最重要的是打分表,打分表的分数设置需要我们在评估前花费较长时间定夺,评估前我们需要依据该届创投(或其他资助形式)实际情况和以往该地经验来设置打分表。

4.多方沟通:

一场评估需要沟通的对象包括项目方、专家、评估工作人员、承办方机构内部管理层等,对待不同人群需要采取不同的沟通方式。

对内我们要快速和准确,快速拟定好专家人选交于管理层,准确得和评估工作人员说明主要工作,对外要耐心细致,面对项目方的问题有足够的耐心,面对专家要细致地告知评估的各项事宜。

5.相关人员匹配与培训:

评估前主要负责人要清楚这场评估需要多少工作人员,每个人都需要做什么,能够胜任这个工作的有谁,这样才能准确地提出需求。另外,负责人要考虑到若人手不够,哪些工作可由一个人完成,比如档案核查员和记录人员可以设置为一个人。

无论是评估新手还是老手,都要进行评估前培训,老手可以知道缺的资料找谁要,知道每一个环节和谁对接,新手可以知道自己在每个时间节点需要做的工作都是什么,每个环节需要沟通的人都有谁。

02对于评估专家

1.确定专家人选:

根据项目类型、组织发展程度等要素来拟定专家人选,如果项目是专业社工类项目,就需要找一个对社工实务非常了解且做过社工实务的专家来进行评估,社区治理类项目就需要找一个做过社区治理且卓有成效的专家,这样才能有说服力。

此外,邀请的专家最好是前期进行项目评审的专家,该次评估和之后的评估尽量邀请同一批专家,这样专家们更能直观看到项目成效等情况。

2.确定专家任务:

确定专家任务共分为两个阶段,第一阶段是评估前确认专家后,需要和专家沟通将项目资料发到专家邮箱,其中还要包括本次评估时间安排表、项目安排表等,需要让专家知道自己即将评估的项目的具体情况,自己评估的时间安排。

第二个阶段是评估当天给专家开会,详细讲解当天的评估安排,重点讲述打分表的设置,其中哪里需要专家重点询问项目方,打分的依据是什么,是报告书还是项目方回答问题的内容,其中还要告知专家本次评估的侧重点是什么。

3.确定专家接待:

第一点是确定专家饮食。比如评估前一天的晚餐、评估当天备好早餐、茶歇、评估当天中午的工作餐、评估结束后给专家路上备用的茶点等。

第二点是确定专家行程。包括询问专家是否需要协助买票,定酒店时考虑到网络环境、交通环境及与评估现场的距离等,尤其是网络环境,订好酒店需要给专家发一份行程单,告知专家从火车站/汽车站怎样到酒店,酒店位置和房间号等。

此外,最好有专人负责专家接待工作,如果专家未携带电脑,需要为其准备电脑,电脑中提前清理好桌面,将评估需要的文件包放在明显的位置。在评估当天有条件的情况下,还需要考虑到专家的休息区问题。

03对于项目方

1.项目方培训:

培训内容主要是评估安排、评估内容、项目方要准备的材料及项目方自评报告的撰写等。评估负责人要明确告知项目方评估需要携带什么材料,所有报告的数据截止到什么时间节点,报告截止到什么时间提交,什么时间评估等。

关于项目自评报告一定要逐条和项目方细说,注意以往项目方撰写报告时会出现的错误,在项目方提交之后还是要安排人在检查,看看哪里没有填写,哪里填写有错误,如果项目方无能力撰写报告,评估负责人必要的时候还要安排人帮助项目方进行梳理。

2.项目方通知:

一场评估至少需要两轮通知,第一次是在联系群里面公布评估通知,这时候需要确保所有项目方都收到了评估通知并知道自身项目的时间点,可能出现的情况是部分项目方因为时间冲突会进行顺序的调整。第二次是临近评估是要再次提醒项目方时间。

3.项目方问题:

评估阶段项目方会出现更频繁的咨询。

第一类是项目评估时间调整,这时候评估负责人要调整该项目的评估顺序。第二类是项目财务问题,比如说项目的自己使用是否合规、项目某项支出是否合理,这时候评估人员需要严格按照规定告知项目方需要做到什么程度。

第三类是项目方会在整理档案资料时发现很多问题,这时候评估人员同样按照规定和项目方解释即可。第四类是项目方对评估内容有疑问,这时候评估人员作出合理解释即可。

以上为《怎么做好公益项目评估》的前期准备篇,接下来我会继续写本系列的评估过程篇和后期工作篇,希望对你有用。

来源:乐仁乐助专栏作者

苏州社工

吴敏