社工行业招投标流程全解读

 社会工作文章摘要:社工行业招投标流程全解读 运用四年的工作经验,以文字形式对「我是理解的社工行业招投标工作」进行回顾及反思。心中所想,些许庞杂,洋洋万字未必能表达殆尽,形成一个系列或许是一种更好的方式

作者 | 王虎

来源 |社工王虎(ID:wanghuswer)

运用四年的工作经验,以文字形式对「我是理解的社工行业招投标工作」进行回顾及反思。心中所想,些许庞杂,洋洋万字未必能表达殆尽,形成一个系列或许是一种更好的方式。

在此系列中,我将从招投标工作概述,社工机构参与政府招标流程,标书制作技巧,投标工作中的注意事项,以及我对当下社工行业招投标工作的看法几个方面来进行分享,希望抛砖引玉,寻求共鸣,各位读者如有补充,望不吝赐教。

社工机构招投标工作概述

01招投标定义

以下内容摘自「百度」,我参照对比了与「招投标」相关的多条百科信息,此条语言浅显易懂,也与社工行业招投标较为贴合。

招投标,是招标投标的简称。招标和投标是一种商品交易行为,是交易过程的两个方面。招投标是一种国际惯例,是商品经济高度发展的产物,是应用技术、经济的方法和市场经济的竞争机制的作用,有组织开展的一种择优成交的方式。

这种方式是在货物、工程和服务的采购行为中,招标人通过事先公布的采购要求,吸引众多的投标人按照同等条件进行平等竞争,按照规定程序并组织技术、经济和法律等方面专家对众多的投标人进行综合评审,从中择优选定项目的中标人的行为过程。

其实质是以较低的价格获得最优的货物、工程和服务。

02招标方

在社工行业,招投标是政府采购行为,根据深圳现行政策,超过 20 万的项目都会通过政府采购渠道来选定供应商。

在某一项目的招投标过程中,招标方一般为有社工服务需求的政府相关部门(组织采购工作的一般为市区两级政府采购中心,或者是有资质的招标代理机构)。

自 2007 年深圳市发展社会工作以来,政采层面的社工服务项目都通过市区民政局来统筹实施,中标供应商提供符合资质的社工,派往不同的用人单位,民政局作为主管单位起监督作用。

此种形式的招投标在近几年有所转变,逐步向「谁使用谁购买」转化,一些职能部门的社工岗位已经不通过民政局进行统筹,而是由有用人需求的职能部门自行进行采购。

并且,社工行业的招投标在逐步地向街道下放。此种形式可谓有利有弊,有利的地方在于需求更加精准,后期服务更为顺畅,并且由三方变为了两方,减少了很多沟通成本。

弊端则在于,缺少了监督,有可能违背「公开、公平、公正」的准则,容易引发恶性竞争(社工行业在发展的过程中,「竞争是否需要控制」是一个很大的话题,或许之后会专门就此撰文进行分析,在此希望能引发读者的思考)。

03投标方

在整个招投标的过程中,要进行报名、制作标书、就某些问题和招标代理机构(政府采购中心)进行沟通等工作,这些工作庞杂细碎,投标方需要很大的耐心与精力投入。

因此,社工机构作为投标方其实是最重要的参与者。在决定参与投标,进行投标响应的那一刻起,一项系统性工程就开启了。

社工机构去竞标的是一个项目,但是竞标这一过程也是一个「项目」,要有这样的项目思维,投标工作才算是进入正轨。

只有具备这样的思维,才能在执行层面保证投标工作有效率,少出错,减少废标可能性。「不废标」是决胜的关键,减少了废标的概率,也就提高了中标的可能性。

投标方作为乙方,要合理合法投标,不去触碰法律红线,也应捍卫自己合法权益,招投标工作在招标组织者主持下进行,本着「公开、公平、公正」的宗旨履行工作职责,这中间已经为招标方干预中标结果设立了防火墙。

如果有疑问,一切都是向招标组织者提出,客观上并不存在和招标方的冲突,也就不存在所谓的「影响双方关系」。

但这只是一种理想状态,很多时候,都要由投标方自行把握,这不就背离了「公开、公平、公正」的宗旨吗?

或许如此,我个人倾向于将沟通限定在和招标组织者的范围之内,尽量减少自我假设,当然这和决策者的决策有很大的关系。

但在执行一项标准化工作的过程中,社工机构作为投标方应该有这样的觉悟:不论何种选择都会造成不同程度的影响,好的影响也好,坏的影响也好,其实都不可怕,重要的是承担起自己的责任。

04

其他

上文多次提到「公开、公平、公正」,近十年的发展,深圳社工行业的招投标工作已经越来越完善,可以说确实是向着「公开、公平、公正」发展。

但规矩是人定的,只要是人定的,就一定会有漏洞。

更何况招投标工作就类似一场考试,对于「投标方(社工机构)」来说,打铁还需自身硬,要真正负起机构的责任,不断提升机竞争力,打造核心能力,并且以促进行业发展为己任,遇事不怕事,勇于表达诉求。

社工行业招投标流程全解读

以下,我对上图做些小小的解读。

1、信息源可以说是投标工作的起点,我们可以从各地政府官网获得相关部门的采购信息,当然,也有一些聚合性的网站,如 中国政府采购网,但是还是当地政府的网站更直接迅速。

Tips:信息只有自己整理才能在工作中更好运用,为此,可以将信息源用 Excel 来进行整理。

2、区分电子标和纸质标,是深圳市的情况,大家可以根据实际情况来做参考。

3、为了更快地做出「是否参与投标」的决策,最好是在阅读招标书之后,提取有效信息,并制作成一定格式的文档,这样方便决策层阅读,做事情要注重细节,应该尽量以「做到极致」为标准。

4、参与电子标投标时,一定不要忘记在网上进行投标响应。

5、不管是电子标还是纸质标,一定要及时提交疑问,并且关注网上答疑,以及招标方后续发布的一些公告。

6、很多纸质标需要交纳投标保证金,要及时按要求交纳,避免影响投标工作。

7、纸质标现场投标时,务必提前一个小时出发(要有时间观念),以便能在规定开标时间前赶到开标地点,误了开标就前功尽弃。

今天谈一下投标书制作过程中的一些技巧,鉴于办公软件使用是非常基础的技能,对此我不展开讨论。

但不得不提一点:不管你是不是从事投标工作,只要你工作中有文书工作,就应该系统地学习如何使用「办公软件三件套」(Word、Excel 和 PowerPoint),哪怕你只学到了一点点技巧,都会让你事半功倍。

标书制作

仅从制作投标书来说,如果你从来没做过投标书,当你接到制作投标书任务时,你需要怎么做呢?

不管是纸质标还是电子标,你可以把投标书简单的理解成一本书,书是什么样的?书有结构,有章节,因此,它是由很多部分组合起来的一份文档。

首先,来看一下投标书的结构。

你可能会想,书的结构具有原创性,投标书的结构是不是需要自己想破脑袋来做呢?

其实,并不是这样,当你要做一份投标书的时候,首要任务是仔细阅读招标书。

招标书明确规定了投标书结构,一般招标书有个章节叫做「投标文件的编制」。

只要看到这几个字,便可以在这部分找到「投标书/文件如何编制」要求,一般会叫做「投标文件的格式」,从中可获得投标书编制目录,目录可以看做是投标书的框架。

然后,需要关注投标书各部分内容的格式。

在第一条提到,投标书由不同部分组成,它们绝大部分有固定格式,这些固定格式一般可以在招标书附件部分找到。

图片来源于网络,版权归作者所有

比如「法定代表人证明书」、「供应商简介」以及各式各样的承诺、证明文件等,这些只需要根据机构实际情况填写即可。

只有像「项目方案」等非常主观的内容才会「格式自定」,完成这部分固定格式内容,投标书框架就会具有了一定血肉。

接下来是非常重要的部分,其实,在机构决定参与投标之前,肯定研究过「评分细则」,它直接决定了机构作为供应商在某次投标中是否具有优势(如果不具优势,也去不会去参与)。

如果已经决定参与投标,制作投标书时,需要再次对「评分细则」进行研究,「评分细则」当中会明确告知投标书对应部分应该如何来做,只需按照要求做即可,像「1 + 1 = 2」那么简单。

不过,汉语博大精深,会有歧义,而且,表面上「公开、公平、公正」的招投标过程有灰色地带。

「评分细则」中会有坑,这些一定要注意,说白了就是抠字眼,你不能想当然,一旦觉得不清楚,就该主动向主持招标的单位(政府采购中心或招标代理机构)提问,去提出质疑,这些事情一定要及时去做。

俗话说,小心驶得万年船,什么该问什么不该问,就要靠经验的积累,一句两句讲不清楚。重要的一点——就事论事,看清楚每次的评分细则。

单就制作投标书来说,「评分细则」到底起什么作用?

在做纸质投标书时,你也许会留意到一份叫做「评标指引表」的东西(有的招标文件里面是没有的),它的内容是对「评分细则」进行回应。

其作用是作为索引来引导专家对你方投标书进行评分,对专家来说,你方投标书就是个产品,既然是产品,就要重视用户体验,你得站在专家角度来考虑问题,面对那么厚几大本文件,得让他容易找到他要找的内容才行。

刚刚我说到有的招标文件没有「评分指引表」,这时你不要偷懒,要自己做一份,并且放在投标书正文最前面(一般会这样要求),这是重视用户体验的一个动作。

有了标书的大框架,也知道了评标内容,自然而然,你会发现大框架并不能覆盖所有评标内容,而且不少「评分细则」涉及的内容不知道该放在哪里。

此时,只要按照我下面说的做就不会有太大问题:以框架为纲,对照「评分细则」,细则中涉及的内容如果和框架接近。

而且「投标文件格式」也有涉及,此类内容就放入相关框架下;如果不知道该放哪里,那就统一放入「其他」这个部分,但是要在「评分指引表」中做好标注,标清页码。

如此,一份投标书初稿就基本做好了。接着检查,检查点包括以下内容:

1、投标书大框架(即「投标文件的组成」部分)是否有遗漏;

2、「评分细则」涉及的内容是否有遗漏;

3、「评分索引表」的内容是否齐全,页码是否对的上;

4、完善投标书,做到极致。

方法论

一是重视积累。

如果每次制作投标书都是从头开始,那会累死人,你每次做投标书,是在完善投标书,而不是从头开始造轮子,工作中要想着如何「偷懒」,你才能有所进步,才能关注更重要的事情;

二是建立资料库。

对于历次投标文件,你应该有自己的整理方法,判断方法达标的要求是「在三秒钟之内找到」,随着资料的增多,「在三秒钟之内找到」的难度在加大,为了保持状态,需要建立索引,建立索引就用 Excel 好了;

三是标准化,只有标准化才能进一步提高效率。

什么是标准化,标准化就是建立模板,以方便你投入工作,投标工作是系统工作。

因此,更高一级的标准化是为团队提供的,我基本上是单兵行动(其他同事会为我提供相关资料。

但是他们提供的资料不能直接使用,需要我进行二次加工,因此这不属于完全意义上的团队协作),我的一个目标就是不断倡导同事可以严格按照我的模板标准进行资料整理,我知道,这个很难。

总结一下,如何制作一份投标书,本文提到了投标书的结构(框架)、「投标书各部分内容的格式」、「评分细则」、「评分指引表」。

以及如何交叉比对这些内容使投标书浑然一体,最后是对投标书进行检查。最后提到了三条方法论:「重视积累」、「建立附带索引的资料库」、「标准化」。

每次投标工作都是一个系统工程,限于篇幅,无法一一涉及,希望以上内容对从事投标工作的你有所帮助。

写在最后

自 2014 年 10 月起,我负责社工机构投标工作已有将近四年半时间,在这四年半时间里,经我手完成的投标书即将过百。

可以说,我已经是一个参与投标的老兵,所有投标工作在我这里已经有了一整套较为成熟的流程,完成它们越发像是完成一套标准动作。

最初完成一个投标工作的成就感已不复存在,保证「完成的标书不废标」已是最基本的要求,这一整套工作包含的内隐知识呈现出系统化,并不像某些人想的那么简单,也无需吹嘘它如何复杂。

在这四年半的时间里,整个社工行业的招投标形势发生着剧烈的变化。

比如,在政府政策影响下,招投标工作流程在表面上越加规范化;又比如,招投标工作在逐步向街道一级下放,这强调了「谁使用谁购买」,在增加了需求和服务提供匹配度的同时,也增加了寻租空间,如此种种,不一而足。

去年年中,因工作需要,我就想将所从事的社工机构投标工作历程形成文字,和行业同仁分享交流。

但 2018 年投标工作急剧增多,竟然达到我负责这项工作以来的最高峰,参与投标次数直逼 25 次,这在我的职业生涯中是不曾有的。

也就在去年,我有了同时跟进三个投标项目的经历(纸质标),在半个月内,以几乎一人之力完成三份标书,已是我能力之极限,于是形成文字的想法便被搁置。

如今想来,这是我个人执行力的问题,以工作繁重为由搪塞,确实并不是我本意,加之一年投标几乎毫无结果,让我觉得必须将四年半的投标经历进行一个总结,希望抛砖引玉,寻求共鸣,各位读者如有补充,望不吝赐教。

未完待续,敬请期待。

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