提高工作效率的 10 个原则:找对方法

 社会工作文章摘要:提高工作效率的 10 个原则:找对方法 编者按:时间就是金钱,效率就是生命。 提高效率,是职场人士永恒的探索,也是我们获得更多自由时间,不断自我提升,跟上时代发展的前提。想要提高工作效率,首先要找准工作入手点。本文作者根据自己的工作经验,总结出了10条根本原则。本文编译自medium的原

  编者按:“时间就是金钱,效率就是生命。” 提高效率,是职场人士永恒的探索,也是我们获得更多自由时间,不断自我提升,跟上时代发展的前提。想要提高工作效率,首先要找准工作入手点。本文作者根据自己的工作经验,总结出了10条根本原则。本文编译自medium的原题为“How to Be Productive: 10 Ways to Actually WorkSmarter”的文章。

  不久之前,我总结了一下如何工作更高效的心得:根据自己这些年来的经验,我在提高工作效率方面的方法。我把它们写成邮件,定期发给自己,以便在效率低下,或者工作不顺心的时候,起到提醒作用。

  从小,身边的人就教导我们设立目标,追求目标:读书就想着取得好成绩,运动就奔着做专业运动员,工作后就盼着升职。你拼尽全力,期待着自己能够达到目标。

  但是,很多目标其实超出我们的控制范围。想要达成目标,不仅要人和,还得有可遇不可求的天时地利。我们无法控制未来,无法控制他人的行动,经济状况和整个社会环境。现实当中有太多我们控制之外的变量。所以,比目标更重要的是建立工作系统。在系统之中,你关注的是所有自己掌握之内的部分。

  “系统”指的是“可重复的过程”。让自己的博客增加500个粉丝是目标,而一天码500字就是可重复的过程。跑完一场马拉松是一个目标,每周跑四天,每天半小时则是可以重复的过程。减掉10斤是个目标,改变饮食习惯,每餐吃得更健康则是系统。

  复利,本是金融和经济学的概念,指的是前一阶段利息加入本金计算新利息,钱生钱,利滚利的过程。如果增长率为每月10%,本金100,第一个月末共110,第二个月末121,第三个月末约133。每个月的利息实则越来越多,第一个月10,第二个月11,第三个月13。

  复利现象不仅限于金融领域,而是会影响生活的方方面面。如果你在工作中每天都关注系统,每天都努力做得更好,那么随着时间流逝,你的努力可能换来指数式的增长。

  如果你每周都能发几篇文章,很快,你就有一系列文章供读者阅读,也让读者更容易发现你的存在,并享受你创造的内容,花更多时间浏览你的网站。

  如果你每周能将一个任务自动化,很快,你就有时间去做更重要的事,帮助你提高产出。随着你不断优化任务完成的过程,并且结合此前积累的知识,撞糟心的解决方案,你做事的速度也会越来越快。

  你的优势越多,你习得的下一个优势就会带来更多的回报。每天只要有1%的增长,一年下来,总增量会达到接近原来的38倍。

  想要提高效率,第三个黄金法则就是关注自己的输出,而不是输入。在第一个规则中,我提到,要想进步,不应盯着目标,而是建立系统,控制住自己能控制的部分。但是,在努力的同时,应该找对努力的方向,不要用蛮力,所以我们要知道自己需要达成什么。

  每天写作,如果不带任何目标,那只能算是练习。如果你真想做成什么事情,就需要让自己达到一定的输出量,比方说,每周更新一篇博文。毕竟,之所以要建立系统,就是为了达到某个输出量。

  你可以把输出想作自己的“完成品”、“成果”,考虑成果和系统之间的关系。每天写作是一个系统,而文章或就是成果。

  记住,成果和目标不同,因为我们已经控制了系统中的变量。博客一个月涨粉500是个目标,但是你无法控制读者到底关不关注你,你只能控制自己的更新和文章。

  工作得到升职是个目标。但你不能控制老板,让TA给你升职。你能做的就是让自己变得出色,变得无法忽视:你的努力方向可以是接下来三个月交付10个项目。这么一来,变量就到你的控制范围内了。

  了解成果和目标之间的区别,是找到现实、可实现之目标的关键。这么一来,大部分目标都可以较不费力地实现。

  帕累托法则指出,约仅有20%的变因操纵着80%的局面。也就是说:所有变量中,最重要的仅有20%,虽然剩余的80%占了多数,控制的范围却远低于“关键的少数”。 约瑟夫·朱兰首先提出该原则。

  在工作的过程中,你可以是不是回顾一下,看看自己的时间,精力和金钱是否用对了地方,有没有给你带来最大的回报。

  在这个优化工作效率的群体里,大部分关注着都是来自某几个特定的来源(共有20多个不同的来源)。根据80/20法则,我就应该把精力放在这几个特定的来源上,才能争取到更多人的关注。

  如果你有疑惑,就参考80/20法则。它能帮你想清楚什么才是你生活和工作中最重要的,给你打来新的发现。

  有个小心得:每天80%的工作,可以用20%的时间完成。很多人的这个黄金时段是在早晨起床之后。一日之计在于晨,你需要利用好早上起床后的高效时间。

  我们的工作记忆,清醒程度以及专注力的高峰,一半出现在醒来后的几小时里,在10点左右达到高峰。这是大脑自然的高效时段。

  如果你能降最重要的工作安排到这个时间段,就能事半功倍。最好把精力放在深度工作上,进入工作状态后,你就能好几小时不受干扰,专心工作。

  你可以用“番茄工作法”帮助自己进入专心致志的工作状态,找到自己的“flow”。番茄工作法一半将工作分成3到4段,每段25分钟,每25分钟休息5分钟。如果你能专心较长时间,也可以做2个番茄,连续工作50分钟后,休息10分钟。

  每天早上我一般会做2到3个50分钟的专注写作。所以在中午的时候,文章一般就写好了。要么写好了直接发,要么保存之后修改,剩下的就当是练手了(毕竟要注意工作的系统性)。

  刚开始的时候,可能很难连续集中精力25分钟。但是,专注力可是你最宝贵的资源,是可以训练的一种能力。在今天这样一个注意力普遍分散的时代,专注力可是关键能力。所以,排除工作中的干扰,也十分重要。

  总有事情分心,还怎么高效工作?你可以在生活和工作中加入一些空的时间段,在此期间清楚干扰,然后回到专心工作的状态。

  干扰主要有三个大类:有形干扰(你拥有的物件),无形干扰(技术)和“人形”干扰。你可以自己拿出纸笔,将干挠你工作的事物都列出来。

  有形干扰可以是桌上摆放的乱七八糟的物件,也可以是衣柜里太多闲置没穿的衣服,早上选择都要选半天。如果你花很多时间看电视,那电视就是你的干扰。

  无形干扰,可以是来自手机的通知,也可以是上网没完没了、漫无目的的搜索,还有可能是设计太复杂,光是操作花的时间就比实际工作还多的应用或程序。

  人形干扰,可以是“就占用你5分钟”的同事,也可以是你“光付出,得不到回报”的朋友。你可以事先跟身边的人商讨好,大家可以通过“非同步交流”,短信或者邮件,看到后回复就行。马斯克就说过,“我最喜欢邮件沟通。不管我去哪里,都喜欢不同步的交流方式,我写邮件可在行了。“

  将日常生活中的干扰降到最低,这样你才能在有意义的事情上作出成果。当你工作异常专注,正全神贯注的时候,如果被一条广告信息打断,可能会很烦躁。

  排除干扰的第一步在于识别工作中的干扰。然后,你就可以开始排除这些干扰,想办法不让自己那么容易接触到干扰源。

  有效的时间管理,第一步就在于排除多余事物。想办法简化自己的生活。你的生活越简单,你就有越多空闲的时间,去处理真正重要的事情。

  现在人手一台的智能手机,比1969年美国宇航局的所有计算机的计算力加起来都要强大。在过去的几十年中,技术确实有了长足的进步。

  不管你身处哪个行业,都难免要面对重复性任务。我们怎么将技术利用起来,让自己更高效呢?技术可以帮助我们将重复性任务自动化。首先,先将自己每周都需要做的任务全部列出来。然后想办法将这些任务自动化。你可以借助应用,或者建立自己的系统。

  不管你是什么职业,最常见的重复性任务就是收发邮件。据加拿大卡尔顿大学的一项研究,典型的脑力工作者,平均花三分之一的上班时间在处理邮件,如果在家工作,有一半的工作时间都在处理邮件。我建立了一盒GTD Gmail系统,每天在处理邮件方面,能帮我节省很多时间,邮件只要几分钟就处理完了。平时常常用到的回复,也可以保存成模版。邮件方面,网上有很多节省时间的小技巧。

  就算是将某个小方面自动化了,也能带来很大的区别。会议记录、一对一会谈 的记录表,都可以做个模版,多次使用。

  我觉得,人们应该根据数据来做决策,并且坚持这样的做法。如果不跟着数据走,那你就是根据自己的情感行事,背后缺乏事实和证据的支持。网景公司前任CEO Jim Barksdale就这么说过,

  不是只有技术型企业才跟着数据走,看A/B数据的结果来调整决策。我们在生活中也可以通过A/B测试,来调整自己的决定,以取得最优的结果。

  调整的过程,总是从质疑开始:我之所以这么想,是因为这是我自己的观点?还是其他人都这么说?这就是客观事实?还是我经过检验得到证实?

  在第五条规律中,我推荐大家把早上的时间分配给深度工作。这是因为,很多人在早上效率最高。如果你是夜猫子,喜欢在晚上安静的时候工作了,或者你跟常人不同,吃完午饭元气最满呢?要找到自己最高的时间,只有通过尝试才能发现。

  第二,建立假设:我的黄金效率时段是早9点到11点。假设必须具备可以验证、可以证伪的属性。也就是说,根据实验得到的数据,你可以支持或否定这个假设。

  第三,设计实验:连续两周的实验期内,每天在表格中记录自己每小时的能量水平,从1到10 打分,以找到自己精力最充沛的时间段。

  最后,分析数据,得出结论。你可以看看自己的表格。有了自己主观感受的数据,你就了证据支持,知道自己具体什么时间效率最高了。

  你可以在以下几个方面做做实验,看看这些因素对你工作效率的影响有多大:喝咖啡/不喝咖啡、睡几个小时感觉最好,每天什么时间段锻炼,每天工作几小时成效最好,等等。

  实验,实验,不断实验,找出最适合自己的工作方法。想要进步,就要不断努力尝试,还有一点运气。不断实验能增加超速成长的机会。

  没有人是全能的。把精力放在自己擅长的事情上,其他任务都派出去,实则是有利于提高效率的。如果某个任务你执行起来不是专家,就不如找个懂行的人,他们做起来用的时间,还不用自己硬撑着做所耗的时间的零头。

  比如,我不擅长设计,自己做要花好几个小时,也做不到让自己满意的地步。那我不如找个擅长设计的人,让他们帮我做。在我的工作中,我一般只负责自己擅长做的:写作和分析,其他任务全部分配给别人。

  分配任务如果想要保证效率,就得确保自己找到合适的人,他们的核心技能过关,可以完成工作。对于最终要达到的结果,需要对他们做清晰的说明,给出详细的步骤,以便他们能做出确切的效果。

  在私人生活中,也是同样道理。如果自己花时间完成一项任务的成本,超过了请别人来做,就选择请人。不管是打扫卫生、熨衣服还是开车。你要把时间花在对自己而言更有价值的事情上——学习烹饪,学习编程,自我提升等等。

  把自己的时间花在刀刃上,时间是我们拥有的最宝贵的资源,没有之一。如果某项任务请人做成本更低,那就派出去。

  在努力的过程中,有阳光灿烂,也有大雨倾盆。生活有起伏是很正常的。有时候你可能处处碰壁,只想回家躺下,盯着天花板,思考人生,反刍过去,自怨自艾,想着自己到底是哪里做错了。我们都有这种时候。

  给专业人士的建议:倘若你的进度已经落后,就早点回家。花时间好好休息,恢复精力,第二天再战。在休息的过程中,或许大脑就默默得出了解决方案。

  就算奋斗的过程很艰辛、痛苦,也应该学会且行且珍惜,因为在挣扎的过程是为后面的突破做铺垫。如果你按照第一个建议,把精力放系统上,长久看来,你一定会有进展。在《艺术之战》一书中,Steven Pressfield分享了这样一个小故事。

  有人曾问英国著名短篇小说家毛姆,他是每天安排时间写作,还是灵感来了才写,毛姆回答,”我只在有灵感的时候才写,好在每天早上九点,灵感就会准时找上门来!“

  最后,虽说旁边没有人给你加油打气,这条路你只能自己走,但如果你发现某个方法真的有效果,你就会觉得很神奇,很着迷。所以,学会享受每一次小的进步,不管是得到100个新粉丝,还是完成了自己的小项目,或者某天工作效率特别高,都可以给自己一点奖励。回报会让人欣慰,而进步的过程,每一步都可以走得精彩。

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