如何提高工作效率使之晋升

 社会工作文章摘要:如何提高工作效率使之晋升 从2013年的阒无一人到如今的座无虚席,天津所区的发展日新月异,目前科室与相关职能部门日趋完善,员工也已近800人,无论是工作时间还是闲暇之余都能感受到大家热火朝天的干劲和满腔热忱的期许。 从2013年的阒无一人到如今的座无虚席,天津所区的发展日新月

  从2013年的阒无一人到如今的座无虚席,天津所区的发展日新月异,目前科室与相关职能部门日趋完善,员工也已近800人,无论是工作时间还是闲暇之余都能感受到大家热火朝天的干劲和满腔热忱的期许。

  从2013年的阒无一人到如今的座无虚席,天津所区的发展日新月异,目前科室与相关职能部门日趋完善,员工也已近800人,无论是工作时间还是闲暇之余都能感受到大家热火朝天的干劲和满腔热忱的期许。但是随着型号工作的不断转移和员工数量的迅速增加,我们也感受到了工作带来的巨大压力。尤其是今年,所里的型号任务异常繁重,这对我们的日常工作无疑是一个巨大的考验。

  工作量迅速增加,无法在短时间内增加岗位需求;人员极度紧缺,无法在第一时间弥补岗位空缺,但与此同时仍要保障研发中心的正常运转和日常工作的顺利进行,我们应如何应对?相信这也许是大家都面临的一个问题。一个人可能承担多项工作,各个分组之间的职能也需要相互交叉、互相补足,在这种情况下,加班加点已经无法满足现状,提高工作效率就显得尤为突出。

  如何提高工作效率,是我入职以来一直探索的问题。加快工作节奏、整理工作日志,已经成为我的工作常态,但是面对突出的人员问题,却显得收效甚微。在精读《卓有成效的管理者》一书后,我对“提高工作效率”有了更深一层的领悟。此书通过对如何掌握自己的时间、如何发挥人的长处、要事优先、有效决策、决策的要素、管理者的贡献等几个方面,集中阐述了如何成为一名卓有成效的管理者,这完全打破了我对“高效”的狭隘理解,让我找到了个人业务能力提升以外的影响“高效”的重要因素。限于篇幅,我仅针对“如何掌握自己的时间”这一方面来向大家分享一些感悟。

  在此之前,我们需要说明的是,这里所说的“管理”不再是高层管理者的特权,而“管理者”也并非是我们惯常理解的高层管理者、所长、总师、部长等,而是泛指知识工作者、经理人员和专业人员,无论其是否有下属,不论职位高低,只要是因为其职位和知识,在工作中必将影响整体绩效和成果决策的人。各主管、专业型号人员、外事管理人员等都属于管理者的范畴,而对于一个管理者而言,提升效率最基础的办法就是管理好自己的时间,这其中有三个步骤:记录时间、管理时间和统一安排时间。

  提到“时间”,大家往往最能联想到的词汇就是“合理利用”,如何“合理”恐怕也无法说出什么,我们可能都有这样的工作体会:早晨上班打卡,坐下来思考今天工作内容,未等思考完毕,领导来电线点派车去接来自成都的客人,航班号XXXXX,共5位,稍后将姓名发送到你手机上。话音刚落,办公室铃声响起,咨询如何申请开通新的办公电话,待细心讲解一番后,还未来得及安排接机事宜,铃声再次响起:所务会的议题改了一下,需要重新打印,我发你邮箱了;OA上有个公文帮忙转一下,我们部门急用的;帮我打印一个吧,一会要带到北京,好着急的就这样反反复复,很快就到了午饭的时间,气喘吁吁地坐在办公桌前回想上午的过程,一上午的时间我都做了什么?时间都去哪了?大脑一片空白。不得不承认这是我部门在天津的工作特点,整块时间会被分解的支离破碎,而事后又很难回忆我都做了什么、在每件事情上分别花了多少时间。

  如果完全靠记忆我们恐怕说不清楚自己的时间是怎样打发的,只有一点一滴的记录在案才能一目了然,虽然记录时间的过程很烦琐,但是可以帮助我们了解自己的时间具体用在了哪里,哪些工作估计过长或过短,同时也对后期我们对时间的管理打好坚实的基础。

  有了具体的时间记录,我们可以很全面地了解有哪些时间是不必要的浪费,有哪些可以合二为一,又有哪些是不得不做而又是很浪费时间的工作。

  例如,每个月的报表制作都会出现数据不匹配的情况,原本可以30分钟做完的报表,需要半天或是更长时间要通过跨部门沟通的方式才能完成;或是在时间上随意性很强的一些服务性工作里耗费时间太多;又或是会议中对某一项工作的讨论又继续展开了其他联想而延长了时间。这些都是导致我们效率低下的原因,及时消除浪费时间的因素,对时间进行严格管理。

  经过系统整理后,我们可以把自由支配的零碎时间进行整合:找出数据出问题的原因,集中制定有效的解决办法;通过对服务时间的限定来减少不必要的时间浪费;制定严格的会议议程表并采取提醒制度。这样一来,以往一些零碎时间就会被加总在一起变成整块时间,同时将工作难度大、耗费时间长、专注要求高的工作安排在整块时间内,因为对于一个管理者而言,绝大部分任务都需要相当多的整块时间,如果每一次所花费的时间若少于这个时间极限,事情就做不好,所花费的时间就是浪费,再做又要重新开始,纵然总时间相同,结果时间也肯定不够。尤其是撰写公文、制作报表等,一旦被打断,思路很难再恢复,同时错误率也会大大增加,事倍功半。

  在高速发展的现代社会,评价一位管理者是否高效要看他是否能在相同的时间内比他人做更多、更好的事情,而每天加班加点也已经不是刻苦努力、日益拼搏的代名词。我们在日常工作中若想取得成果和绩效,就必须先把自己的时间管理好:事先进行时间记录预先估计自由时间保留连续整块时间。让高效成为我们改善工作,改善生活的一把利刃。

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